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269企業(yè)郵箱告訴您發(fā)送電子郵件應注意哪些細節(jié)

發(fā)布時間： 2013-11-26

1. 何時不宜發(fā)郵件：在不恰當?shù)臅r間，最好不要發(fā)電子郵件。

2. 行文方式：由于我們每天都會收到大量的郵件，所有要盡量讓你的郵件篇幅短小、重點突出。溫卡塔拉馬納說，不要寫那些“看上去永遠不會結(jié)尾的句子”。如果你必須要在郵件中包含多 個要點，可以使用著重號把所有的要點簡明扼要地標注出來。

3. 主題：缺少主題或者像“你好”或“我有一個問題”等模糊不清的主題會讓忙碌的收件人覺得厭煩。而且，這也會讓收件人在收件箱里查找你的郵件變得更困難。 郵件的主題要明確，如 果是緊急郵件的話也要一并說明。不要寫“我有一個問題”，而要寫成“我的假日計劃；非緊急”。

4. 寫郵件的風格： 在發(fā)送郵件之前要認真檢查是否存在拼寫錯誤。避免使用很多的感嘆號，因為那樣看上去可能會顯得不成熟。不要用大寫字母來寫郵件，因為這樣容易讓對方感覺你像是 在吼叫。

5. “發(fā)送”之前請確認：電子郵件轉(zhuǎn)發(fā)起來很容易，因此很可能最終會有你意想不到的人讀到你的郵件。在發(fā)送之前要反復認真地閱讀你寫的郵件，確保它不會冒犯到別人，而且不要在郵件 中寫一些可能給你帶來麻煩的話。

6. 寫對對方的稱謂：如果你在郵件的正文中把收件人的姓名拼寫錯誤，或者更糟糕地把一位女士稱為“先生”，那么很可能會惹惱對方。在郵件發(fā)送之前，切記要反復檢查收件人姓名和職務 的拼寫正確無誤。如果你不確定收件人是男是女，那么就可以光使用他/她的名字，或者使用其全名。

7. 慎用“全部回復”：點擊這個鍵時一定要非常慎重，因為如果使用不當會帶來很多尷尬。

8. 及時回復：回復一封郵件的迅速程度通常取決于郵件的性質(zhì)。一般情況下，你應該立即回復。如果你無法立即回答一個特定的問題，那么就應該回信表示你已經(jīng)收到了郵件，然后告訴對方 一個你預計能夠做出回復的時限。

9. 郵件發(fā)送后請別打電話：你可能想要給剛剛發(fā)出那封郵件的收件人打個電話，但是最好是打消這個念頭。這么做可能會讓收件人感到厭煩。

10. 附件功能：通常要避免把大文件作為附件來發(fā)送，因為它們會把收件人的郵箱塞滿。如果收件人郵箱中的內(nèi)容已經(jīng)接近于其總?cè)萘?，那么你的大文件甚至可能會被刪除掉。如果你是發(fā)送 圖片，就要把它們調(diào)整到較小的解析度。如果你一定需要發(fā)送大文件的話，可以先打電話給收件人讓他檢查一下郵箱。