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微軟帝國的郵件攻略

發(fā)布時間： 2013-10-18

想知道比爾蓋茨是怎樣使用自己的電子郵件處理事務的么？想知道龐大的微軟帝國是如何運用企業(yè)郵局進行運作的么？ 近日，蓋茨在面對媒體時道出了微軟電子化管理的內(nèi)幕，讓我們得以一窺其郵件運作的究竟。

無紙化辦公環(huán)境：

“在我的辦公室里，已經(jīng)沒有太多文件?！鄙w茨介紹說。比爾蓋茨的辦公桌上放有三臺顯示器，它們通過同步構成了一個單一桌面，任何文件或操作，都像在一個顯示器進行，文件可以從一個屏幕拖動到另一個屏幕。因 為擁有龐大的郵件需要閱讀，蓋茨的三臺顯示器也分別有著各自不同的分工，左邊的屏幕主要用于顯示電子郵件列表，中間的屏幕顯示正在閱讀或回復的電子郵件，而瀏覽器則在右邊的屏幕上顯示。這樣的設置，使得 蓋茨及整個微軟團隊的工作異常高效。同時，在某些微軟辦公室里，他的員工還能擁有一塊特殊的寫字板，如同一臺巨大的平板電腦，寫字板上的內(nèi)容可以直接傳送到計算機中。

溝通依賴企業(yè)郵局：

在微軟，企業(yè)郵局已經(jīng)成為了最常用的溝通媒介，超過了電話、文檔、博客、公告板甚至會議(微軟的電子郵箱集成了語音郵件和傳真功能)。蓋茨的電子郵箱能夠通過過濾機制，將他每天收到的信件分成兩個部分：來 自于蓋茨認可和認識的人發(fā)送的那部分郵件將直接傳送至郵箱；而另一部分許可之外的郵件則會由助理制作成一份郵件列表提供給蓋茨查閱。通過這一方式，蓋茨可以在第一時間了解人們對于微軟的態(tài)度及需求。蓋茨 認為，怎樣將時間用于最重要的電子郵件是他目前最大的挑戰(zhàn)，為此他使用了類似于“郵箱規(guī)則”的工具和搜索目錄，以按照內(nèi)容和重要性為信息作標記或分組。

保持互動的思考周：

蓋茨有一個保持了12年的 “思考周”(ThinkWeek)傳統(tǒng)，他會選擇一個特定的時間離開微軟一周，在這一周的時間里，他將仔細閱讀微軟員工所撰寫的100篇或更多論文，這些論文主要同微軟和未來科技有關。在過去，只 有蓋茨一個人能夠閱讀論文并發(fā)表評論，而現(xiàn)在這一過程已經(jīng)全部數(shù)字化，并面向整個微軟公開，通過這樣的舉措員工可以實時看到他發(fā)表的評論。有賴于企業(yè)郵局系統(tǒng)的出色表現(xiàn)，蓋茨得以與他更多的員工取得溝通 ，并從他們那里得到自己感興趣的話題。